E-mails zijn voor officiële zaken de beste maar vooral snelste elektronische vorm van communicatie. E-mail is een zeer goed communicatiemedium wanneer het gebruikt wordt voor feiten en mededelingen. Het nadeel van e-mail is dat het ook voor persoonlijke communicatie kan worden gebruikt. Wanneer e-mail op de werkvloer ook voor onderlinge, persoonlijke communicatie wordt gebruikt moet men voorzichtig beginnen omspringen met de inhoud. Wanneer e-mails worden gebruikt voor persoonlijke communicatie wordt heel de mailbox plots een privébezit waardoor er veel ( soms gevoelige) informatie bij de gebruiker blijft. Soms betreft het hier echter zeer belangrijke informatie die het nemen van concrete en rationele beslissingen kan bevorderen. Er ontstaat een geheel van data waar de gebruiker over beschikt en waar de gebruiker de “exclusieve rechten” van beheert. De gebruiker beslist wie deze informatie mag zien en wie niet. Wanneer de gebruiker kiest om bepaalde gevoelige zaken te delen met vertrouwenspersonen creëert dit een soort kans tot opportunisme. Wanneer de ontvanger een opportunistische/destructieve ingesteldheid heeft kan er een vertrouwensbreuk ontstaan met alle gevolgen van dien.
Ik zou u willen oproepen om E-mail in twijfel te stellen als geldige vorm van officiële communicatie onderling. Mensen moeten veel te voorzichtig omspringen met informatie in een hiërarchische werksfeer waar opportunisme telkens weer de bovenhand durft te grijpen. Ik stel u alsook de vraag of u niet liever concreet inzage zou willen hebben over wat er aan de andere kant van de muur gebeurt in plaats van assumpties te maken uit een contextueel zwakke berichtgeving. Het zou een werksfeer creëren waarin er met objectieve, constructieve bezorgdheden naar de oppositie kan gecommuniceerd worden in plaats van een sfeer waarin beschuldigingen telkens weer verantwoord moeten worden. Weet hebben van de problemen waar elk departement mee te kampen heeft is zeer belangrijk. Het interpreteren en incalculeren van deze problemen naar de oppositie toe zou communicatie sterk kunnen bevorderen.
Communicatieve bevorderingen = efficiëntie = meer tijd = ook een vorm van besparen.
Het bevorderen van communicatie zie ik als pure winst voor een onderneming waar “samenwerken” centraal staat. Ik ben niet op de hoogte van de huidige manier van communiceren maar van wat ik hoor in de media gebruikt u soms toch nog een reeds verouderde, primitieve vorm van communicatie zoals SMS. Waarom gebruikt u geen social media onderling om de berichtgeving te bevorderen? Een zogenaamde “sharing is caring” attitude zorgt in het algemeen voor een betere teamsfeer en betere berichtgeving onderling. Wanneer iemand op de hoogte gesteld kan worden van wat een ander concreet aan het doen is zonder het aan die persoon te moeten gaan vragen kan hier beter op ingespeeld worden waardoor soms onnodig werk en tijdsverlies vermeden kunnen worden. Ik twijfel niet aan de efficiëntie van jullie huidige werkmethode en aan de capaciteiten van elke medewerker. Echter, wanneer er een open medium gecreëerd wordt waar iedereen inzage heeft in de intenties van de ander hoeven er geen onnodige assumpties meer gemaakt te worden en kan men zich eerder baseren op feiten. Haal de privésfeer weg in onderlinge communicatie en er zal automatisch veel correcter met elkaar omgesprongen worden. Het nuanceren van uitspraken zal hierdoor ook een automatisme worden.
Ik spoor u aan om effectief alle informatie die in omgang is op uw departementen te centraliseren, ook de berichtgeving onderling zodat er zo veel mogelijk personen op de hoogte zijn van eventuele intenties of problemen in uw departement. Wanneer een bepaald persoon een vraag heeft voor iemand anders, kan een derde hier zelfs op reageren waardoor er een kans ontstaat tot het creëren van nieuwe informatie voor het ganse departement.
Hoogachtend
Pieter Hens
Student management information systems
Geen opmerkingen:
Een reactie posten